Rabbagast

Å velge de riktige arbeidsoppgavene 1

Rradiohode ønsket i en kommentar til en tidligere post at Rabbagast.net skulle skrive om “hva man gjør når man har så mye å gjøre at man ikke vet hvor man begynner”. Han hørtes ut som om han var nedsylta i arbeid, og slik har vi det vel alle fra tid til annen. Jeg har tenkt litt på saken. Og jeg ser for meg at det er mulig å blogge om temaet med utgangspunkt i minst tre forskjellige problemstillinger¹:

• Hva gjør man når man har mye å gjøre?
• Hvordan velger man riktig arbeidsoppgave?
• Hvordan sørge for mindre arbeidspress i framtiden?

Vips, har vi en artikkelserie på gang. Nok en gang takk, Radiohode!

Hva gjør man når man har mye å gjøre?

I noen yrker er arbeidsbelastningen konstant, mens i andre kommer den i rykk og napp. I en lang rekke yrker vet man nøyaktig til hvilke tider på året det kommer til å bli mye arbeid, mens i andre igjen, kan det plutselig bare hope seg opp. Uansett, når du sitter der og kjenner pulsen rase avgårde, mens hjernen din arbeider frenetisk for å rydde opp i alt du skulle ha gjort, alle stedene du skulle ha vært, og alle menneskene du skulle ha møtt, da har du behov for noen grep som kan hjelpe deg til å få oversikt. Dette forutsetter naturligvis, uten at det nødvendigvis er åpenbart for alle, at du har kontroll nok til å erkjenne at du har mye å gjøre, at du faktisk klarer å se at du behøver en sit-down med deg selv for å ta noen viktige avklaringer.

En klassisk måte å reagere på mange arbeidsoppgaver er faktisk apati. Vekten av alt ansvaret får oss rett og slett til å sette oss ned og legge en kabal på dataskjermen, eller skrive et innlegg til bloggen. En slik reaksjon kan kanskje best beskrives som en slags “motorstopp” på grunn av for stor belastning. Stress er ikke nødvendigvis sunt for kroppen, og hodet ditt tar avgjørelsen om å skru av systemet. Det er enkelt og effektivt. Små avsporinger tar tankene bort fra det som burde ha vært gjort, og får deg til å slappe av - om ikke annet for noen få minutter.

Det er følelsen av å ikke ha kontroll som er skummel, mener jeg. Følelsen av at du har så mange arbeidsoppgaver at du ikke aner hvor du skal begynne. Du trenger ikke å ha rett, det er følelsen som setter kroppen din i krisestemning, ikke fakta. Det er ingen grunn til å la følelsene styre. Få fakta på bordet. Skriv lister.

Selv er jeg en temmelig rotete fyr², og har for lenge siden funnet ut at jeg ikke klarer å fungere i arbeidslivet uten å ha noen klare rammer å forholde meg til. Min rotethet tvinger meg til å bli systematisk, noe som enkelte ganger sikkert har ført til at jeg har blitt sett på som lite fleksibel. Men min indre rabbagast behøver noe å styre etter. Når man overveldes av følelsen av å ha mange arbeidsoppgaver, er første grep å lage en liste over det ansvaret man mener man har. Jeg vet ikke om det stemmer for andre, men for min del opplever jeg ofte at bare det å lage en liste kan være totalt befriende. Noen ganger kjenner jeg krisestemningen begynne å rokke systemet, men når jeg lager en liste, så er det tre ting jeg egentlig har på agendaen. En av dem kan gjerne utsettes til roligere tider, en annen var egentlig bare noe jeg innbilte meg at jeg måtte gjøre, og den tredje er temmelig viktig, og var den egentlige grunnen til at jeg kjente meg overveldet. Den viktige arbeidsoppgaven hadde bare kamuflert seg i haugen av mindre viktige ting, men ble straks gjenkjent når lista lå på bordet foran meg.

Hvis man ikke helt finner roen når listen er klar så er det kanskje fordi listen inneholder flere viktige og vitale arbeidsoppgaver, ikke bare én. Men du har klargjort dem alle sammen, for du har ikke slurvet når du skrev listen. Hvorfor har man ennå panikk på dette tidspunktet?

Når man har klargjort alle sine arbeidsoppgaver og fremdeles føler panikk, så kan det ha følgende grunner:

• Du har ikke tid til å gjøre alle arbeidsoppgavene.
• Du har ikke kompetanse til å gjøre alle arbeidsoppgavene.
• Du har ikke de verktøyene du behøver for å gjøre alle arbeidsoppgavene.
• Du synes oppgavene er kompliserte, og du klarer ikke helt å få oversikt over hver enkelt av dem.

Hva om du ikke har tid til å gjøre alle arbeidsoppgavene?

Se nøyere på arbeidsoppgavene. Hvilken av dem har kortest tidsfrist? Hvilken av dem har lengst tidsfrist? Hvilke av arbeidsoppgavene tar lang tid å gjøre? Hvilke av arbeidsoppgavene tar kort tid å gjennomføre? Hvis du fremdeles mener at du ikke har tid nok til å få gjort alle arbeidsoppgavene, så bør du erkjenne dette, og la roen senke seg i det du begynner på den arbeidsoppgaven som samla sett er viktigst, men tar kortest tid å gjøre. Du bør la roen senke seg, for du er ikke herre over tiden. Når det er ingenting du kan gjøre, bør du gi beskjed til dine overordnede om dette, og forsåvidt toe dine hender. Gjør en god jobb med det du faktisk får tid til. Mer om å velge den aller viktigste arbeidsoppgaven i neste artikkel i denne serien.

Hva om du ikke har kompetanse til å gjøre alle arbeidsoppgavene?

Se nøyere på arbeidsoppgavene. Sett en ring rundt de du ikke har kompetanse til å gjøre, og bestem deg for enten

• å la oppgavene være ugjort, og rapportere til dine overordnede at du ikke har kompetansen som behøves
• å gi oppgaven videre til eller få hjelp fra noen som faktisk har den nødvendige kompetansen
• eller å skaffe deg den nødvendige kompetansen

På samme måte som når man mangler tid, må man virkelig erkjenne for seg selv at man mangler kompetanse. Man vet rett og slett ikke hvordan man gjør det, og da har man egentlig ikke så mange valgmuligheter. Gjør det du har utdanning, trening eller erfaring i først, finn deretter ut hva du skal gjøre med resten. Kan du få hjelp fra noen som har riktig kompetanse, eller du har mulighet innenfor rimelig tid å skaffe deg den nødvendige kompetansen, så kan du selvfølgelig skaffe deg nyttige erfaringer. Det er ikke så dumt å tenke sånn. Men hvis du vet at du ikke er den rette personen - så bør roen senke seg bare av den grunn.

Hva om du ikke har nødvendig verktøy for å gjennomføre alle arbeidsoppgavene?

Identifisér de oppgavene som krever spesielt verktøy³ som du ikke har. Finn ut om du har mulighet for å skaffe deg det aktuelle verktøyet. Hvis du kan skaffe deg verktøyet relativt enkelt gjør du det. Er det umulig eller svært vanskelig å skaffe seg det riktige verktøyet bør oppgaven forlates eller puttes helt sist på lista. Du skjønner tenkingen, ikke sant? Det du ikke kan gjøre, det kan du ikke gjøre. Finn ut hvorfor du ikke kan. Gjør det du kan gjøre. Ikke gjøre det du ikke kan gjøre, hvis du virkelig ikke kan gjøre det.

Hva om arbeidsoppgavene er kompliserte, og du klarer ikke helt å få oversikt over hver enkelt av dem?

Ta for deg hver enkelt arbeidsoppgave og se for deg at du er ferdig med dem. Visualiser hva som vil være et godt resultat. Når du sitter der med det gode resultatet vil du være i stand til å beskrive hvert enkelt lite steg som tok deg dit, og det klarer du fra “motsatt” side også. Du trenger å ta ett lite steg om gangen, og hvis du vet hvor du skal til slutt (hva som vil være et godt resultat), så trenger du å vite kun dette neste steget.

Bruk en stor Post-it-lapp for hver arbeidsoppgave. Skriv en beskrivende overskrift på hver, deretter noen stikkord om hva som vil være et godt resultat. Det trenger ikke å være mye, bare så du husker på hva du visualiserte. Sett en strek under stikkordene. Nå begynner du å ta små steg. Skriv på hver lapp ett eller to steg som du må ta for å komme videre. Hold stegene små, enkle og oversiktlige. Skaff halvårsrapporten. Få oversikt over resultatene tredje kvartal. Sett tallene inn i et regneark. Når du har skrevet opp hvilke steg som må tas, så gjør du dem, og krysser dem ut etter at de er ferdige. Vi snakker om telefonsamtaler som må tas, avklaringer, informasjon som må spores opp, tekst som må skrives osv. Finn hele tiden neste små og enkle steg i retning det store målet. Før du vet ordet av det har du kommet fram til Avtal møte med styret for å legge fram ferdig rapport.

Som jeg var inne på i begynnelsen; du kan bryte ned det store målet i små og latterlig enkle delmål. Alt er laget av noe mindre, det lærte man på ungdomsskolen. Bruk kunnskapen.

Finnes det andre tips? Hva gjør du når arbeidsmengden blir stor? Kom gjerne med erfaringer og gode grep man kan ta.

Mer å lese

Jeg kjenner at spesielt siste passasje var inspirert av Getting Things Done-metoden. Les gjerne mer om den hvis du ikke kjenner til den.

1. At jeg med dette på snedig vis demonstrerer hvordan man kan dele en arbeidsoppgave opp i mindre og mer oppnåelige delmål lar jeg de mest intelligente og oppvakte av mine lesere få lov til å oppdage… [↩]
2. ”Kreativ”, som det også heter. [↩]
3. ”Verktøy” her kan selvfølgelig være mangt. Alt fra en skrutrekker, via en pc, til en spesialist i bedriften. [↩]

Likte du den, liker du kanskje også disse:

• Å velge de riktige arbeidsoppgavene 3 (2)
• Å velge de riktige arbeidsoppgavene 2 (9)
• Bedre arbeidsdag med ti enkle grep (7)
• 52 måter å gjøre denne dagen unik på (5)
• Bad Hair Day Survival Guide (7)