Rabbagast

Å velge de riktige arbeidsoppgavene 2

Dette er andre artikkel av tre i artikkelserien “Å velge de riktige arbeidsoppgavene”, initiert, på sett og vis, av radiohode. Forrige artikkel handlet om hva man gjør når man har mye å gjøre. Denne tar for seg selve kjernen av problemet: Hvordan vet man hvilken oppgave man bør ta fatt på når man har flere å velge mellom.

Hvilken arbeidsoppgave er det riktig å gjøre nå?

I forrige artikkel i denne serien nevnes David Allen og hans Getting Things Done-system. I boka med samme navn (som systemet) lister forfatteren opp en rekke metoder eller tenkemåter i forhold til nettopp dette spørsmålet. Blant annet snakker Allen om fire spørsmål¹ som handler om valget du er i ferd med å gjøre:

1. Hva er konteksten akkurat nå?
2. Hvor mye tid har du til overs akkurat nå?
3. Hvor mye energi kjenner du at du har til overs akkurat nå?
4. Hvilken prioritet vil du si at arbeidsoppgaven har?

Disse spørsmålene, i denne rekkefølgen, kan være med på å hjelpe deg til å ta avgjørelsen om du synes den er vanskelig. En utdyping:

Hva er konteksten akkurat nå?

Hvor er du akkurat nå, og hva kan du foreta deg med de hjelpemidlene du har tilgjengelig akkurat her og nå? For hvis du trenger en PC til å gjøre arbeidsoppgaven, og den ikke er tilgjengelig der du er akkurat nå, så er arbeidsoppgaven noe du bør utsette til du har en PC tilgjengelig. Enkelt og selvinnlysende? Muligens, men det kan faktisk hjelpe å gruppere arbeidsoppgaver på denne måten. Sitter du på bussen, eller på en flyplass mens du venter på neste avgang, så kan du muligens ikke gjøre arbeidsoppgavene som krever en PC, for du har ingen, og konteksten blir feil. Men du har en mobiltelefon, og kan gjøre de oppgavene som krever telefonisk kontakt med folk.

Hvor mye tid har du til overs akkurat nå?

Igjen noe som kanskje er selvsagt. Om arbeidsdagen er over om ti minutter, så velger du ikke arbeidsoppgaven som tar to timer. Mange oppgaver tar svært liten tid, men hoper seg dessverre alt for ofte opp og virker uoverkommelige bare på grunn av mengden. I løpet av en arbeidsdag, i mellom de store slagene, finnes det lommer av timinuttersperioder som kan brukes til å sende den eposten, ringe den kunden, skrive de stikkordene osv.

Hvor mye energi kjenner du at du har til overs akkurat nå?

Noen ganger kjenner vi at vi har mye energi og kunne gått i gang med å flytte fjell om det bare hadde blitt krevd av oss, men andre ganger har vi klare down-perioder. Mitt råd er å bli kjent med hvordan kroppen din reagerer utover dagen. Selv jobber jeg maksimalt bra fra ti-tiden og fram til klokken to. Da er liksom energien min litt borte. Så kan jeg bli litt mere spretten og energisk på kvelden igjen. Du har sikkert også en spesiell rytme, bare tenk deg om. Utnytt denne kunnskapen til å gjøre de arbeidsoppgavene som krever mer av deg når du er best i stand til å yte, og gjem de enkle og greie plankekjøringstingene til de periodene hvor du går på sparebluss. David Allen foreslår å ha et lite lager av ting du skulle ha gjort som krever minimalt av deg - lese artikler, rydde i katalogstrukturen på datamaskinen og denslags.

Hvilken prioritet har arbeidsoppgaven?

Prioritet kommer naturligvis inn i problemstillingen. Hvis en arbeidsoppgave skulle ha vært gjort for fire dager siden, og det neste som kommer til å skje fordi du ikke har utført den er en KRISE, så spiller det mindre rolle hvor du befinner deg, hvor mye tid du har til overs og hvor mye krefter du føler at du har. Da er det bare å gå i gang, uansett. Men denne typen arbeidsoppgaver velger deg, ikke omvendt. Bortsett fra slike umiddelbare brannslokningsoppgaver; når du har vurdert de tre andre kriteriene - kontekst, tid og energi - hvilke av de oppgavene som er igjen er viktigst? Tenk gjennom, og ta en bevisst avgjørelse basert på de kriteriene som bare du har oversikt over.

Andre måter å velge riktige arbeidsoppgaver

Det finnes sikkert hundrevis av metoder for å velge riktig arbeidsoppgave. Hvis vi eliminerer de som innebærer tilfeldigheter, som å trekke lodd eller legge tarotkort, så kan man nevne kjente systemer for å ta avgjørelser, som SWOT-analysen² eller Tenkehattene³. Selv liker jeg cup-systemet.

Cupsystemet

Hver arbeidsoppgave har en gul Post-It. De gule lappene blandes, og to og to trekkes fram for å konkurrere med hverandre. Hvilken av de to du har trukket er den viktigste oppgaven? Velg en, og legg en annen unna til neste gang. Når to og to arbeidsoppgaver har møtt hverandre i innbyrdes kappestrid om hvem som er viktigst, vil du stå igjen med halvparten av det du opprinnelig hadde. Da er det på tide med ny runde, og snart har du åttendelsfinale, kvartfinale og semifinale, akkurat som i et regulært fotball-VM! Helt til slutt sitter du igjen med to arbeidsoppgaver, og nå kan du være sikker på at du har jobbet hardt (men samtidig hatt det ganske moro, i alle fall hvis du som meg lager små kommentarer underveis, simulerer publikums oppmuntrende tilrop og skuffede buing når gule lapper henholdsvis går videre og går ut…) for å finne de to beste alternativene. Akkurat som i fotball-VM er det garantert at de som står ovenfor hverandre i finalen er de to beste, og uansett hvem som vinner, så vinner fotballen. Klarer du ikke helt å skille mellom de to du har igjen, så gjør en av dem først og den andre etterpå. Da er de sikkert like viktige, og da spiller det mindre rolle hvilken som blir nummer en og to.

Ikke sky unna viktige, men litt skremmende oppgaver

For det er det ganske lett å gjøre. For eksempel, når Rabbagasts kone er alene hjemme i tre-fire dager og kjøkkenet flyter over av skitne kopper og kar, så bestemmer hun som regel at det finnes noe annet som er verdt å gjøre et helt annet sted. Det kan være å snekre en hylle på et rom som ingen bruker i andre etasje, eller organisere sokkeskuffen etter farge. Hjernen vår er ganske god til å “blåse opp” andre arbeidsoppgaver hvis det er en som på en eller annen måte innebærer en eller annen form for trussel. Lær deg til å kjenne igjen disse oppgavene, og la dem ikke styre deg. Velg å få dem unna, og tenk heller gjennom hvorfor de skremmer deg. Kanskje de i bunn og grunn er ganske greie å få gjort?

1. Jeg oversetter vilt og hemningsløst, Allen bruker “criteria” [↩]
2. SWOT står for Strengths (Sterke sider), Weaknesses (Svake sider), Opportunities (Muligheter) og Threats (Trusler). [↩]
3. Seks tenkehatter som i likhet med SWOT-systemet lar deg se hvert problem eller oppgave med ulike vinklinger. [↩]

Likte du den, liker du kanskje også disse:

• Å velge de riktige arbeidsoppgavene 3 (2)
• Å velge de riktige arbeidsoppgavene 1 (11)
• Bedre arbeidsdag med ti enkle grep (7)
• 52 måter å gjøre denne dagen unik på (5)
• Bad Hair Day Survival Guide (7)