Rabbagast

Å velge de riktige arbeidsoppgavene 3

10. juli 2007 – 10:00 | av Rabbagast

Dette er tredje og siste del i artikkelserien Å velge de riktige arbeidsoppgavene. De to første artiklene tok for seg

• Hva man gjør når man har mye å gjøre
• Hvordan velge riktig arbeidsoppgave

Denne handler om hvordan man skal unngå å for alt for stort arbeidspress i framtiden. Det finnes tre måter å tenke på :

1. Unngå oppgavene

2. Styre oppgavene bedre

3. Styr tiden din bedre

 

Unngå oppgavene

Det enkleste og greieste er naturligvis å unngå å ta på seg oppgaver. Jeg snakker ikke om å unndra seg ansvar eller lure seg unna her, men rett og slett å være litt kritisk. Mange ganger har du et valg om du vil ta på deg en gitt oppgave eller om noen andre skal ha det. Hvis du er i tvil, og har mulighet til å takke nei, så kan det være lurt å gjøre nettopp det. Vær spesielt vaktsom i forhold til oppgaver som:

 

• innebærer et verv

• innebærer møter eller jevnlige oppdrag

• innebærer avklaringer fra flere andre mennesker

 

ettersom de fort kan komme til å ta mye av tiden din. Si ja til oppgaver som

• du er den beste til å gjøre, hvis du har tid og oppgavene er viktige,

• oppgaver som du kan komme til å vokse på eller lære av og

• oppgaver som kan være egnet til å vise fram nye egenskaper hos deg.

 

Sett deg godt inn i arbeidsbeskrivelsen som hører til den jobben du gjør. Avklar om mulig eventuelle luftige og runde formuleringer. Hvis du vet hva det er meningen at du skal gjøre vil det være lettere å avvise nye arbeidsoppgaver som faller utenfor.

 

 

 

Delegér arbeidsoppgaver til andre mennesker. Mindre, men tidkrevende oppgaver kan noen under deg gjøre (om du er så heldig å ha noen under deg). Oppgaver som andre er bedre egnet til å gjøre, er det bedre at andre gjør. Selvfølgelig.

Styr oppgavene dine bedre

Sørg aller først for å ha et system som skaffer deg oversikt over oppgavene dine. Da slipper du å finne på noe den dagen du begynner å føle at det er for mange av dem. Når du vet hva det er du har å gjøre, så blir det lettere å prioritere. Kjenn igjen de ulike hovedkategoriene¹ av oppgaver:

 

a ) De som krever lite av deg, og som er viktige

b) De som krever lite av deg, og som er mindre viktige

c) De som krever mye av deg, og som er mindre viktige

d) De som krever mye av deg, og viktige

 

Kategori a) er takknemlige oppgaver å ta tak i. De handler om den telefonsamtalen du behøver for å avtale et viktig møte, eller andre enkle, men essensielle oppgaver.

Kategori b) er slike som du kan utsette til du har litt mindre energi i kroppen, eller du kan se etter om det er mulig å delegere dem.

 

Kategori c) kan være en skummel kategori, for vi har en tendens til å utsette disse aller først. Noen ganger har oppgaver innenfor denne kategorien en tendens til å treffe oss i bakhodet som en boomerang fordi vi en gang utsatte dem. Det gjelder de som akkurat her og nå ikke er viktige, men som på ett eller annet tidspunkt i framtiden kan komme til å utløse en krise fordi de ikke er gjort. Vær på vakt, og lær deg til å kjenne igjen potensielle framtidige kriser i slike oppgaver som virker uskyldige i dag.

Kategori d)-oppgavene er de tunge, krevende og svært viktige oppgavene. De danner kanskje kjernen i arbeidet du gjør, og er ofte de en arbeidstaker blir bedømt etter. Sørg for å arbeide systematisk med disse. Planlegg arbeidet, del opp i delmål osv. Sett av tid i den nære framtiden om du ikke helt føler at overskuddet er til stede. Sett punktum for store, viktige oppgaver på regelmessig basis, for ingenting er så tilfredsstillende som å se slike vel gjennomført. Og ingen andre oppgaver er så tunge å bære rundt på hvis du ikke klarer å bli ferdige med dem.

Styr tiden din bedre

 

I tillegg kan man ved å styre den tiden man har til å gjøre oppgaver bedre, få en bedre arbeidsdag i framtiden. Om du får gjort mer i dag, blir det sannsynligvis enklere og mer oversiktlig i morgen. Se opp for tidstyver.

Den viktigste tidstyven er for mange av oss møter. Du skal alltid være skeptisk i forhold til om et møte behøves. Tror du at du kan få gjort noe viktig om du slipper å møte, samtidig som møtet er av tvilsom betydning, bør du forsøke å slippe. Og utrolig mange møter er svært dårlig styrt. Enten det er du eller noen andre som har ansvaret for møtet, skal du være klar over disse tingene:

 

• Møtet skal ha en møteleder.

• Det skal være klart for alle hva formålet med møtet er.

• Møteleder skal begynne møtet når tiden er inne.

• Det skal være klart for alle hvor lenge møtet varer. Den som innkaller til møtet, som gjerne også er møteleder, skal beregne hvor lang tid hun tror kommer til å gå med.

• Hvis det viser seg at man ikke kommer fram til noe på den oppsatte tiden, avtaler man et nytt møte.

• Møteleder må holde en stam linje i forhold til det man kommer fram til. Unngå at folk i hovedsak repeterer det andre har sagt – det kan bety at man egentlig har blitt enige for lenge siden. Oppsummer punkter og finn ut om alle er enige.

• Er du ikke møteleder, kan du likevel gjøre disse tingene:

  • Ikke godta møter med uklare formål. Det er ingen grunn til å møtes bare for å møtes. Tving innkalleren til å avklare hva møtet skal dreie seg om.

  • Insister på at møtet skal begynne når tiden er inne. Bli ikke sittende og vente på de som er trege. Det er ikke de som skal bestemme når møtet skal begynne.

  • Insister på at møtet skal ha et slutt-tidspunkt. Begrunn med viktige oppgaver som du har å gjøre.

  • Ta gjerne en oppsummering om det dere er enige om hvis ikke møteleder gjør det. Påpek at det ser ut til at dere har kommet fram til enighet.

 

Dessuten, og jeg har sagt en del tidligere om dette, kjenn din egen dagsrytme. Tenk etter når du føler deg energisk og kreativ, og gjør de viktigste arbeidsstykkene da. Mange av oss har slappere perioder da vi ikke like lett lar oss engasjere og motivere. Gjør de mer lystbetonte oppgavene da.

Fotnoter:

1. forskjellige varianter av denne vil du sannsynligvis finne i litteraturen [↩]

Likte du den, liker du kanskje også disse:

• Å velge de riktige arbeidsoppgavene 2 (9)
• Å velge de riktige arbeidsoppgavene 1 (11)
• Bedre arbeidsdag med ti enkle grep (7)
• 52 måter å gjøre denne dagen unik på (5)
• Bad Hair Day Survival Guide (7)