Rabbagast

Slik gir du kritikk uten å fornærme

onsdag, august 22nd, 2007

Alle gjør feil, og alle har vi på ett eller annet tidspunkt havnet i en situasjon hvor vi burde ha kommet med kritikk ovenfor en kollega, venn eller familiemedlem. Problemet er bare at det å gi kritikk er litt sensitivt. Man risikerer å såre eller fornærme vedkommende. I stedet for å skygge unna problemet, bør man ta på seg silkehanskene - og kritisere uten å fornærme. Lifehack.org beskriver i artikkelen How To Criticize People Without Causing Offence sju mer taktfulle måter å kritisere folk på:

1. Jeg har gjort samme feilen selv
   Alt er greiere når den som er nødt til å motta kritikk vet at han eller hun ikke er den eneste i historien som har gjort denne feilen. Du indikerer overfor vedkommende at dere to på mange måter er i samme båt. Du senker deg selv ned på et lavere nivå, og virker derfor mindre truende.
2. Tonefall
   Det meste av kommunikasjonen foregår via ansiktsuttrykk og tonefall. Unngå et sint, sarkastisk, nedlatende eller fiendtlig tonefall. Snakk vanlig og bestreb deg på å holde en høflig tone.
3. Smil
   Smil før og etter samtalen hvor noen kritiseres. Som Rabbagast.net utallige ganger har påpeket - et smil er med på å avvæpne situasjonen og får alle til å slappe av.
4. Kritiser viktige ting
   Vær tolerant ovenfor andre mennesker. Ikke gå rundt og påpek hver eneste lille ting som kan kritiseres. Kritiser ting som virkelig fortjener kritikk.
5. Skjul kritikken
   I stedet for å kritisere måten noen gjør noe på, så kan du vise dem den riktige måten. Vis hvorfor din måte er bedre.
6. Skryt først, kritisér siden
   Begynn med å skryte av noen av vedkommendes gode sider, få dem i et positivt lune, og de vil være bedre i stand til å ta kritikk. Skryten må være (ganske) ærlig, eller så skinner det gjennom at den bare er en måte å komme fram til kritikken på.
7. Skryt av dem for å gjøre det riktige
   Muligens en metode som kan diskuteres, men Lifehack.org foreslår å skryte ovenfor andre om at personen gjør ting på en riktig måte selv om det ikke er sant - og mens personen hører det. Da kan personen føle at han eller hun er nødt til å leve opp til den uriktige skryten som han eller hun har fått. Tja…

Lifehack.org forteller ingenting om hvordan du selv skal kunne ta i mot kritikk, så det har jeg bestemt meg for å skrive en artikkel om. Følg med i morgen.

Hva med deg? Hvordan gir du kritikk til noen? Hvordan takler du kritikk selv?

Posted in Arbeidsliv, Det Gode Liv, Snylteblogging, Vi mennesker | 10 Comments »

Tilbake på jobb etter ferien: 15 tips som letter overgangen

tirsdag, juli 31st, 2007

Ferien er over for mange, og nå bærer det tilbake i arbeidslivet igjen. Om du ennå ikke er tilbake, så er det sannsynligvis ikke lenge igjen. Her kommer 15 tips for å få motivasjon og arbeidslyst til å melde seg igjen og for å få overgangen til å gå så glatt som mulig:

1. Klargjør positive aspekter ved jobben din

Tenk over det som er positivt med jobben din, grunnene til at du gleder deg til arbeidsdagen. Lag en liste. Se på hvert punkt du har skrevet - finnes det noen måte å maksimere det som er positivt. Dette forutsetter at du ikke bare har skrevet “lunsjpausen” som positivt punkt. Hva er det som er mest interessant og spennende ved det du gjør? Finnes det noen mulighet for å få gjort mer av det?

2. Klargjør negative aspekter ved jobben din

Tenk over det som er negativt med jobben, det som gjør at du gruer deg? Lag en liste. Se på hvert punkt og tenk over om det finnes noen måter å minimere de negative tingene. Kan du på noen måter endre jobben din slik at du omgår eller minimerer det som ikke er så bra.

3. Sett deg nye mål, eller klargjør for deg selv hva målet ditt er

Les Retning og bevegelse: Nøklene til effektivitet og følg rådene. Rydd unna distraksjoner. Klargjør målet. Unngå å spore av og ta det første skrittet.

4. Bli bedre

Tenk gjennom hva du kan bli bedre til i jobben din. Bestem deg for å bli bedre, og finn ut hvordan det kan skje. Kanskje bør du be arbeidsgiveren din om kursing eller utdanning innenfor et bestemt område? Finn alternativer, og ha pris og utstrekning klare.

5. Ta initiativet til en personalfest senere på høsten

Så har dere noe å glede dere til. Alltid bra å ha en gulrot i framtiden. Etter høstfesten må du selvfølgelig ta initiativet til en adventsfest, men det kommer senere.

6. Bli bedre til å håndtere mennesker: Overse negativitet

Menneskekunnskap kommer godt med i de fleste yrker. Bestem deg for å overse negative arbeidskolleger som tidligere pleide å gjøre deg nedfor. Du vet allerede hvem de er. Avgjør allerede før du er tilbake på jobb igjen at de ikke skal få noen innvirkning på deg - det de sier skal ha liten vekt.

7. Bli bedre til å håndtere mennesker: Omgi deg med positivitet

Noen mennesker har derimot god innvirkning på oss. Derfor har vi alle mulige grunner til å søke ytterligere kontakt med dem. Du vet hvem de er.

8. Bli bedre til å håndtere mennesker generelt

Les artikkelen Hvordan bli totalt overlegen i kunsten å omgås mennesker og sett den ut i praksis.

9. Bli bedre til å styre arbeidsmengden

Les artikkelserien Å velge de riktige arbeidsoppgavene (1, 2 og 3). Den siste i serien handler om å unngå tidstyver og forutse hvilke arbeidsoppgaver som sannsynligvis kommer til å ta mye av tiden og kreftene dine.

10. Kom inn i arbeidsrytmen

Sørg for at den første arbeidsdagen etter ferien ikke blir et sjokk. Den siste uka bør du begynne å legge deg og stå opp tidligere. På den måten raver du ikke gjennom arbeidsplassen din som en søvndrukken zombie når du kommer tilbake.

11. Begynn med radikalt forbedrede matpakker

I alle fall om du er som de fleste som tar med seg matpakke på jobb: Totalt kjedelig. Ta en avgjørelse om at kun brunost eller salami ikke lenger holder. Lunsjen bør være et høydepunkt på dagen, og det kan den bli om matpakken holder en viss standard. Et råd, om du har noen som kan hjelpe deg, er å få andre til å lage matpakken din. Ektefeller eller samboere kan til og med bli enige om å lage matpakken til hverandre, og da er man selvfølgelig nødt til å prøve å overgå hverandre. Ingenting er som å åpne matpakken sin i lunsjtider og få positiv bakoversveis. Les gjerne Zen og kunsten å bygge et smørbrød for inspirasjon.

12. Sats på en ny hobby

I ferien har du kunnet gjøre som du vil. Bestem deg for at du skal ha en givende fritid selv om ferien er over. Finn på en ny hobby eller prosjekt som du kan arbeide på - og som vil være givende for deg.

13. Kutt ned på kaffen

Bestem deg for å kutte ned på kaffen når du kommer tilbake på jobb. Sats gjerne på bedre kaffe i stedet. Drikk vann oftere.

14. Vurder en morgenrutine

Vurder en morgenrutine som bedre kan få deg i gang hver dag. Les mitt forslag til Morgenhilsen og tenk over du kan ha noe tilsvarende.

15. Bedre arbeidsdag

Les Bedre arbeidsdag med ti enkle grep.

Da burde du være klar. Velkommen tilbake!

.

Posted in Arbeidsliv, Vi mennesker | 6 Comments »

Å velge de riktige arbeidsoppgavene 3

tirsdag, juli 10th, 2007

Dette er tredje og siste del i artikkelserien Å velge de riktige arbeidsoppgavene. De to første artiklene tok for seg

• Hva man gjør når man har mye å gjøre
• Hvordan velge riktig arbeidsoppgave

Denne handler om hvordan man skal unngå å for alt for stort arbeidspress i framtiden. Det finnes tre måter å tenke på :

1. Unngå oppgavene

2. Styre oppgavene bedre

3. Styr tiden din bedre

 

Unngå oppgavene

Det enkleste og greieste er naturligvis å unngå å ta på seg oppgaver. Jeg snakker ikke om å unndra seg ansvar eller lure seg unna her, men rett og slett å være litt kritisk. Mange ganger har du et valg om du vil ta på deg en gitt oppgave eller om noen andre skal ha det. Hvis du er i tvil, og har mulighet til å takke nei, så kan det være lurt å gjøre nettopp det. Vær spesielt vaktsom i forhold til oppgaver som:

 

• innebærer et verv

• innebærer møter eller jevnlige oppdrag

• innebærer avklaringer fra flere andre mennesker

 

ettersom de fort kan komme til å ta mye av tiden din. Si ja til oppgaver som

• du er den beste til å gjøre, hvis du har tid og oppgavene er viktige,

• oppgaver som du kan komme til å vokse på eller lære av og

• oppgaver som kan være egnet til å vise fram nye egenskaper hos deg.

 

Sett deg godt inn i arbeidsbeskrivelsen som hører til den jobben du gjør. Avklar om mulig eventuelle luftige og runde formuleringer. Hvis du vet hva det er meningen at du skal gjøre vil det være lettere å avvise nye arbeidsoppgaver som faller utenfor.

 

 

 

Delegér arbeidsoppgaver til andre mennesker. Mindre, men tidkrevende oppgaver kan noen under deg gjøre (om du er så heldig å ha noen under deg). Oppgaver som andre er bedre egnet til å gjøre, er det bedre at andre gjør. Selvfølgelig.

Styr oppgavene dine bedre

Sørg aller først for å ha et system som skaffer deg oversikt over oppgavene dine. Da slipper du å finne på noe den dagen du begynner å føle at det er for mange av dem. Når du vet hva det er du har å gjøre, så blir det lettere å prioritere. Kjenn igjen de ulike hovedkategoriene¹ av oppgaver:

 

a ) De som krever lite av deg, og som er viktige

b) De som krever lite av deg, og som er mindre viktige

c) De som krever mye av deg, og som er mindre viktige

d) De som krever mye av deg, og viktige

 

Kategori a) er takknemlige oppgaver å ta tak i. De handler om den telefonsamtalen du behøver for å avtale et viktig møte, eller andre enkle, men essensielle oppgaver.

Kategori b) er slike som du kan utsette til du har litt mindre energi i kroppen, eller du kan se etter om det er mulig å delegere dem.

 

Kategori c) kan være en skummel kategori, for vi har en tendens til å utsette disse aller først. Noen ganger har oppgaver innenfor denne kategorien en tendens til å treffe oss i bakhodet som en boomerang fordi vi en gang utsatte dem. Det gjelder de som akkurat her og nå ikke er viktige, men som på ett eller annet tidspunkt i framtiden kan komme til å utløse en krise fordi de ikke er gjort. Vær på vakt, og lær deg til å kjenne igjen potensielle framtidige kriser i slike oppgaver som virker uskyldige i dag.

Kategori d)-oppgavene er de tunge, krevende og svært viktige oppgavene. De danner kanskje kjernen i arbeidet du gjør, og er ofte de en arbeidstaker blir bedømt etter. Sørg for å arbeide systematisk med disse. Planlegg arbeidet, del opp i delmål osv. Sett av tid i den nære framtiden om du ikke helt føler at overskuddet er til stede. Sett punktum for store, viktige oppgaver på regelmessig basis, for ingenting er så tilfredsstillende som å se slike vel gjennomført. Og ingen andre oppgaver er så tunge å bære rundt på hvis du ikke klarer å bli ferdige med dem.

Styr tiden din bedre

 

I tillegg kan man ved å styre den tiden man har til å gjøre oppgaver bedre, få en bedre arbeidsdag i framtiden. Om du får gjort mer i dag, blir det sannsynligvis enklere og mer oversiktlig i morgen. Se opp for tidstyver.

Den viktigste tidstyven er for mange av oss møter. Du skal alltid være skeptisk i forhold til om et møte behøves. Tror du at du kan få gjort noe viktig om du slipper å møte, samtidig som møtet er av tvilsom betydning, bør du forsøke å slippe. Og utrolig mange møter er svært dårlig styrt. Enten det er du eller noen andre som har ansvaret for møtet, skal du være klar over disse tingene:

 

• Møtet skal ha en møteleder.

• Det skal være klart for alle hva formålet med møtet er.

• Møteleder skal begynne møtet når tiden er inne.

• Det skal være klart for alle hvor lenge møtet varer. Den som innkaller til møtet, som gjerne også er møteleder, skal beregne hvor lang tid hun tror kommer til å gå med.

• Hvis det viser seg at man ikke kommer fram til noe på den oppsatte tiden, avtaler man et nytt møte.

• Møteleder må holde en stam linje i forhold til det man kommer fram til. Unngå at folk i hovedsak repeterer det andre har sagt – det kan bety at man egentlig har blitt enige for lenge siden. Oppsummer punkter og finn ut om alle er enige.

• Er du ikke møteleder, kan du likevel gjøre disse tingene:

  • Ikke godta møter med uklare formål. Det er ingen grunn til å møtes bare for å møtes. Tving innkalleren til å avklare hva møtet skal dreie seg om.

  • Insister på at møtet skal begynne når tiden er inne. Bli ikke sittende og vente på de som er trege. Det er ikke de som skal bestemme når møtet skal begynne.

  • Insister på at møtet skal ha et slutt-tidspunkt. Begrunn med viktige oppgaver som du har å gjøre.

  • Ta gjerne en oppsummering om det dere er enige om hvis ikke møteleder gjør det. Påpek at det ser ut til at dere har kommet fram til enighet.

 

Dessuten, og jeg har sagt en del tidligere om dette, kjenn din egen dagsrytme. Tenk etter når du føler deg energisk og kreativ, og gjør de viktigste arbeidsstykkene da. Mange av oss har slappere perioder da vi ikke like lett lar oss engasjere og motivere. Gjør de mer lystbetonte oppgavene da.

Fotnoter:

1. forskjellige varianter av denne vil du sannsynligvis finne i litteraturen [↩]

Posted in Arbeidsliv | 2 Comments »

Å velge de riktige arbeidsoppgavene 2

tirsdag, juni 26th, 2007

Dette er andre artikkel av tre i artikkelserien “Å velge de riktige arbeidsoppgavene”, initiert, på sett og vis, av radiohode. Forrige artikkel handlet om hva man gjør når man har mye å gjøre. Denne tar for seg selve kjernen av problemet: Hvordan vet man hvilken oppgave man bør ta fatt på når man har flere å velge mellom.

Hvilken arbeidsoppgave er det riktig å gjøre nå?

I forrige artikkel i denne serien nevnes David Allen og hans Getting Things Done-system. I boka med samme navn (som systemet) lister forfatteren opp en rekke metoder eller tenkemåter i forhold til nettopp dette spørsmålet. Blant annet snakker Allen om fire spørsmål¹ som handler om valget du er i ferd med å gjøre:

1. Hva er konteksten akkurat nå?
2. Hvor mye tid har du til overs akkurat nå?
3. Hvor mye energi kjenner du at du har til overs akkurat nå?
4. Hvilken prioritet vil du si at arbeidsoppgaven har?

Disse spørsmålene, i denne rekkefølgen, kan være med på å hjelpe deg til å ta avgjørelsen om du synes den er vanskelig. En utdyping:

Hva er konteksten akkurat nå?

Hvor er du akkurat nå, og hva kan du foreta deg med de hjelpemidlene du har tilgjengelig akkurat her og nå? For hvis du trenger en PC til å gjøre arbeidsoppgaven, og den ikke er tilgjengelig der du er akkurat nå, så er arbeidsoppgaven noe du bør utsette til du har en PC tilgjengelig. Enkelt og selvinnlysende? Muligens, men det kan faktisk hjelpe å gruppere arbeidsoppgaver på denne måten. Sitter du på bussen, eller på en flyplass mens du venter på neste avgang, så kan du muligens ikke gjøre arbeidsoppgavene som krever en PC, for du har ingen, og konteksten blir feil. Men du har en mobiltelefon, og kan gjøre de oppgavene som krever telefonisk kontakt med folk.

Hvor mye tid har du til overs akkurat nå?

Igjen noe som kanskje er selvsagt. Om arbeidsdagen er over om ti minutter, så velger du ikke arbeidsoppgaven som tar to timer. Mange oppgaver tar svært liten tid, men hoper seg dessverre alt for ofte opp og virker uoverkommelige bare på grunn av mengden. I løpet av en arbeidsdag, i mellom de store slagene, finnes det lommer av timinuttersperioder som kan brukes til å sende den eposten, ringe den kunden, skrive de stikkordene osv.

Hvor mye energi kjenner du at du har til overs akkurat nå?

Noen ganger kjenner vi at vi har mye energi og kunne gått i gang med å flytte fjell om det bare hadde blitt krevd av oss, men andre ganger har vi klare down-perioder. Mitt råd er å bli kjent med hvordan kroppen din reagerer utover dagen. Selv jobber jeg maksimalt bra fra ti-tiden og fram til klokken to. Da er liksom energien min litt borte. Så kan jeg bli litt mere spretten og energisk på kvelden igjen. Du har sikkert også en spesiell rytme, bare tenk deg om. Utnytt denne kunnskapen til å gjøre de arbeidsoppgavene som krever mer av deg når du er best i stand til å yte, og gjem de enkle og greie plankekjøringstingene til de periodene hvor du går på sparebluss. David Allen foreslår å ha et lite lager av ting du skulle ha gjort som krever minimalt av deg - lese artikler, rydde i katalogstrukturen på datamaskinen og denslags.

Hvilken prioritet har arbeidsoppgaven?

Prioritet kommer naturligvis inn i problemstillingen. Hvis en arbeidsoppgave skulle ha vært gjort for fire dager siden, og det neste som kommer til å skje fordi du ikke har utført den er en KRISE, så spiller det mindre rolle hvor du befinner deg, hvor mye tid du har til overs og hvor mye krefter du føler at du har. Da er det bare å gå i gang, uansett. Men denne typen arbeidsoppgaver velger deg, ikke omvendt. Bortsett fra slike umiddelbare brannslokningsoppgaver; når du har vurdert de tre andre kriteriene - kontekst, tid og energi - hvilke av de oppgavene som er igjen er viktigst? Tenk gjennom, og ta en bevisst avgjørelse basert på de kriteriene som bare du har oversikt over.

Andre måter å velge riktige arbeidsoppgaver

Det finnes sikkert hundrevis av metoder for å velge riktig arbeidsoppgave. Hvis vi eliminerer de som innebærer tilfeldigheter, som å trekke lodd eller legge tarotkort, så kan man nevne kjente systemer for å ta avgjørelser, som SWOT-analysen² eller Tenkehattene³. Selv liker jeg cup-systemet.

Cupsystemet

Hver arbeidsoppgave har en gul Post-It. De gule lappene blandes, og to og to trekkes fram for å konkurrere med hverandre. Hvilken av de to du har trukket er den viktigste oppgaven? Velg en, og legg en annen unna til neste gang. Når to og to arbeidsoppgaver har møtt hverandre i innbyrdes kappestrid om hvem som er viktigst, vil du stå igjen med halvparten av det du opprinnelig hadde. Da er det på tide med ny runde, og snart har du åttendelsfinale, kvartfinale og semifinale, akkurat som i et regulært fotball-VM! Helt til slutt sitter du igjen med to arbeidsoppgaver, og nå kan du være sikker på at du har jobbet hardt (men samtidig hatt det ganske moro, i alle fall hvis du som meg lager små kommentarer underveis, simulerer publikums oppmuntrende tilrop og skuffede buing når gule lapper henholdsvis går videre og går ut…) for å finne de to beste alternativene. Akkurat som i fotball-VM er det garantert at de som står ovenfor hverandre i finalen er de to beste, og uansett hvem som vinner, så vinner fotballen. Klarer du ikke helt å skille mellom de to du har igjen, så gjør en av dem først og den andre etterpå. Da er de sikkert like viktige, og da spiller det mindre rolle hvilken som blir nummer en og to.

Ikke sky unna viktige, men litt skremmende oppgaver

For det er det ganske lett å gjøre. For eksempel, når Rabbagasts kone er alene hjemme i tre-fire dager og kjøkkenet flyter over av skitne kopper og kar, så bestemmer hun som regel at det finnes noe annet som er verdt å gjøre et helt annet sted. Det kan være å snekre en hylle på et rom som ingen bruker i andre etasje, eller organisere sokkeskuffen etter farge. Hjernen vår er ganske god til å “blåse opp” andre arbeidsoppgaver hvis det er en som på en eller annen måte innebærer en eller annen form for trussel. Lær deg til å kjenne igjen disse oppgavene, og la dem ikke styre deg. Velg å få dem unna, og tenk heller gjennom hvorfor de skremmer deg. Kanskje de i bunn og grunn er ganske greie å få gjort?

Fotnoter:

1. Jeg oversetter vilt og hemningsløst, Allen bruker “criteria” [↩]
2. SWOT står for Strengths (Sterke sider), Weaknesses (Svake sider), Opportunities (Muligheter) og Threats (Trusler). [↩]
3. Seks tenkehatter som i likhet med SWOT-systemet lar deg se hvert problem eller oppgave med ulike vinklinger. [↩]

Posted in Arbeidsliv | 9 Comments »

Å velge de riktige arbeidsoppgavene 1

tirsdag, juni 19th, 2007

Rradiohode ønsket i en kommentar til en tidligere post at Rabbagast.net skulle skrive om “hva man gjør når man har så mye å gjøre at man ikke vet hvor man begynner”. Han hørtes ut som om han var nedsylta i arbeid, og slik har vi det vel alle fra tid til annen. Jeg har tenkt litt på saken. Og jeg ser for meg at det er mulig å blogge om temaet med utgangspunkt i minst tre forskjellige problemstillinger¹:

• Hva gjør man når man har mye å gjøre?
• Hvordan velger man riktig arbeidsoppgave?
• Hvordan sørge for mindre arbeidspress i framtiden?

Vips, har vi en artikkelserie på gang. Nok en gang takk, Radiohode!

Hva gjør man når man har mye å gjøre?

I noen yrker er arbeidsbelastningen konstant, mens i andre kommer den i rykk og napp. I en lang rekke yrker vet man nøyaktig til hvilke tider på året det kommer til å bli mye arbeid, mens i andre igjen, kan det plutselig bare hope seg opp. Uansett, når du sitter der og kjenner pulsen rase avgårde, mens hjernen din arbeider frenetisk for å rydde opp i alt du skulle ha gjort, alle stedene du skulle ha vært, og alle menneskene du skulle ha møtt, da har du behov for noen grep som kan hjelpe deg til å få oversikt. Dette forutsetter naturligvis, uten at det nødvendigvis er åpenbart for alle, at du har kontroll nok til å erkjenne at du har mye å gjøre, at du faktisk klarer å se at du behøver en sit-down med deg selv for å ta noen viktige avklaringer.

En klassisk måte å reagere på mange arbeidsoppgaver er faktisk apati. Vekten av alt ansvaret får oss rett og slett til å sette oss ned og legge en kabal på dataskjermen, eller skrive et innlegg til bloggen. En slik reaksjon kan kanskje best beskrives som en slags “motorstopp” på grunn av for stor belastning. Stress er ikke nødvendigvis sunt for kroppen, og hodet ditt tar avgjørelsen om å skru av systemet. Det er enkelt og effektivt. Små avsporinger tar tankene bort fra det som burde ha vært gjort, og får deg til å slappe av - om ikke annet for noen få minutter.

Det er følelsen av å ikke ha kontroll som er skummel, mener jeg. Følelsen av at du har så mange arbeidsoppgaver at du ikke aner hvor du skal begynne. Du trenger ikke å ha rett, det er følelsen som setter kroppen din i krisestemning, ikke fakta. Det er ingen grunn til å la følelsene styre. Få fakta på bordet. Skriv lister.

Selv er jeg en temmelig rotete fyr², og har for lenge siden funnet ut at jeg ikke klarer å fungere i arbeidslivet uten å ha noen klare rammer å forholde meg til. Min rotethet tvinger meg til å bli systematisk, noe som enkelte ganger sikkert har ført til at jeg har blitt sett på som lite fleksibel. Men min indre rabbagast behøver noe å styre etter. Når man overveldes av følelsen av å ha mange arbeidsoppgaver, er første grep å lage en liste over det ansvaret man mener man har. Jeg vet ikke om det stemmer for andre, men for min del opplever jeg ofte at bare det å lage en liste kan være totalt befriende. Noen ganger kjenner jeg krisestemningen begynne å rokke systemet, men når jeg lager en liste, så er det tre ting jeg egentlig har på agendaen. En av dem kan gjerne utsettes til roligere tider, en annen var egentlig bare noe jeg innbilte meg at jeg måtte gjøre, og den tredje er temmelig viktig, og var den egentlige grunnen til at jeg kjente meg overveldet. Den viktige arbeidsoppgaven hadde bare kamuflert seg i haugen av mindre viktige ting, men ble straks gjenkjent når lista lå på bordet foran meg.

Hvis man ikke helt finner roen når listen er klar så er det kanskje fordi listen inneholder flere viktige og vitale arbeidsoppgaver, ikke bare én. Men du har klargjort dem alle sammen, for du har ikke slurvet når du skrev listen. Hvorfor har man ennå panikk på dette tidspunktet?

Når man har klargjort alle sine arbeidsoppgaver og fremdeles føler panikk, så kan det ha følgende grunner:

• Du har ikke tid til å gjøre alle arbeidsoppgavene.
• Du har ikke kompetanse til å gjøre alle arbeidsoppgavene.
• Du har ikke de verktøyene du behøver for å gjøre alle arbeidsoppgavene.
• Du synes oppgavene er kompliserte, og du klarer ikke helt å få oversikt over hver enkelt av dem.

Hva om du ikke har tid til å gjøre alle arbeidsoppgavene?

Se nøyere på arbeidsoppgavene. Hvilken av dem har kortest tidsfrist? Hvilken av dem har lengst tidsfrist? Hvilke av arbeidsoppgavene tar lang tid å gjøre? Hvilke av arbeidsoppgavene tar kort tid å gjennomføre? Hvis du fremdeles mener at du ikke har tid nok til å få gjort alle arbeidsoppgavene, så bør du erkjenne dette, og la roen senke seg i det du begynner på den arbeidsoppgaven som samla sett er viktigst, men tar kortest tid å gjøre. Du bør la roen senke seg, for du er ikke herre over tiden. Når det er ingenting du kan gjøre, bør du gi beskjed til dine overordnede om dette, og forsåvidt toe dine hender. Gjør en god jobb med det du faktisk får tid til. Mer om å velge den aller viktigste arbeidsoppgaven i neste artikkel i denne serien.

Hva om du ikke har kompetanse til å gjøre alle arbeidsoppgavene?

Se nøyere på arbeidsoppgavene. Sett en ring rundt de du ikke har kompetanse til å gjøre, og bestem deg for enten

• å la oppgavene være ugjort, og rapportere til dine overordnede at du ikke har kompetansen som behøves
• å gi oppgaven videre til eller få hjelp fra noen som faktisk har den nødvendige kompetansen
• eller å skaffe deg den nødvendige kompetansen

På samme måte som når man mangler tid, må man virkelig erkjenne for seg selv at man mangler kompetanse. Man vet rett og slett ikke hvordan man gjør det, og da har man egentlig ikke så mange valgmuligheter. Gjør det du har utdanning, trening eller erfaring i først, finn deretter ut hva du skal gjøre med resten. Kan du få hjelp fra noen som har riktig kompetanse, eller du har mulighet innenfor rimelig tid å skaffe deg den nødvendige kompetansen, så kan du selvfølgelig skaffe deg nyttige erfaringer. Det er ikke så dumt å tenke sånn. Men hvis du vet at du ikke er den rette personen - så bør roen senke seg bare av den grunn.

Hva om du ikke har nødvendig verktøy for å gjennomføre alle arbeidsoppgavene?

Identifisér de oppgavene som krever spesielt verktøy³ som du ikke har. Finn ut om du har mulighet for å skaffe deg det aktuelle verktøyet. Hvis du kan skaffe deg verktøyet relativt enkelt gjør du det. Er det umulig eller svært vanskelig å skaffe seg det riktige verktøyet bør oppgaven forlates eller puttes helt sist på lista. Du skjønner tenkingen, ikke sant? Det du ikke kan gjøre, det kan du ikke gjøre. Finn ut hvorfor du ikke kan. Gjør det du kan gjøre. Ikke gjøre det du ikke kan gjøre, hvis du virkelig ikke kan gjøre det.

Hva om arbeidsoppgavene er kompliserte, og du klarer ikke helt å få oversikt over hver enkelt av dem?

Ta for deg hver enkelt arbeidsoppgave og se for deg at du er ferdig med dem. Visualiser hva som vil være et godt resultat. Når du sitter der med det gode resultatet vil du være i stand til å beskrive hvert enkelt lite steg som tok deg dit, og det klarer du fra “motsatt” side også. Du trenger å ta ett lite steg om gangen, og hvis du vet hvor du skal til slutt (hva som vil være et godt resultat), så trenger du å vite kun dette neste steget.

Bruk en stor Post-it-lapp for hver arbeidsoppgave. Skriv en beskrivende overskrift på hver, deretter noen stikkord om hva som vil være et godt resultat. Det trenger ikke å være mye, bare så du husker på hva du visualiserte. Sett en strek under stikkordene. Nå begynner du å ta små steg. Skriv på hver lapp ett eller to steg som du må ta for å komme videre. Hold stegene små, enkle og oversiktlige. Skaff halvårsrapporten. Få oversikt over resultatene tredje kvartal. Sett tallene inn i et regneark. Når du har skrevet opp hvilke steg som må tas, så gjør du dem, og krysser dem ut etter at de er ferdige. Vi snakker om telefonsamtaler som må tas, avklaringer, informasjon som må spores opp, tekst som må skrives osv. Finn hele tiden neste små og enkle steg i retning det store målet. Før du vet ordet av det har du kommet fram til Avtal møte med styret for å legge fram ferdig rapport.

Som jeg var inne på i begynnelsen; du kan bryte ned det store målet i små og latterlig enkle delmål. Alt er laget av noe mindre, det lærte man på ungdomsskolen. Bruk kunnskapen.

Finnes det andre tips? Hva gjør du når arbeidsmengden blir stor? Kom gjerne med erfaringer og gode grep man kan ta.

Mer å lese

Jeg kjenner at spesielt siste passasje var inspirert av Getting Things Done-metoden. Les gjerne mer om den hvis du ikke kjenner til den.

Fotnoter:

1. At jeg med dette på snedig vis demonstrerer hvordan man kan dele en arbeidsoppgave opp i mindre og mer oppnåelige delmål lar jeg de mest intelligente og oppvakte av mine lesere få lov til å oppdage… [↩]
2. ”Kreativ”, som det også heter. [↩]
3. ”Verktøy” her kan selvfølgelig være mangt. Alt fra en skrutrekker, via en pc, til en spesialist i bedriften. [↩]

Posted in Arbeidsliv | 11 Comments »